Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels ou d’applications qui permettent d’organiser un scrutin en ligne, que vous soyez une entreprise, une association, un conseil municipal, une collectivité territoriale, etc. Parmi ces outils, il faut citer Google Forms, une application du fameux moteur de recherche américain. Elle permet à ses utilisateurs d’élaborer des sondages en ligne qu’il est même possible de personnaliser avec le logo, une photo et le nom de leur entité. De plus, ils peuvent partager ces sondages ainsi que des échantillons grâce à une URL. Sans oublier que Google Forms vous donne la possibilité de collecter un certain nombre d’informations pour ensuite les organiser selon vos préférences.
Comment utiliser Google Forms ?
La première étape dans l’organisation d’un vote électronique avec Google Forms est d’avoir votre compte Google. Si vous n’en avez pas un, il est indispensable de le créer. Ensuite, vous allez ouvrir votre navigateur ainsi que votre compte Google. Ce qui vous permet de découvrir l’icône des applications Google en haut à droite du navigateur. Il vous faut cliquer dessus pour faire apparaître une liste et cliquer par la suite sur la rubrique « Docs ». Sur votre écran d’accueil apparaît alors une liste de modèles Google Docs.
L’étape suivante consiste à cliquer sur l’icône du menu principal qui se trouve en haut à gauche de votre écran. Un sous-menu va ensuite apparaître et vous devez cliquer sur « Sheets ». Cela vous permet de découvrir l’écran d’accueil de Google Sheets ainsi que ses différents modèles. Pour rappel, Google Sheets est l’équivalent de Microsoft Excel, sauf qu’il s’exécute uniquement en ligne. Il vous faut alors cliquer sur la première miniature qui s’intitule Vide. Grâce à cette action, vous avez créé une nouvelle feuille de calcul en ligne dans Google Sheets. Le quadrillage est identique à celui d’Excel, cependant l’ergonomie et l’organisation sont différentes. Effectivement, vous avez affaire à des menus et des barres d’outils, et non à des rubans comme c’est le cas avec les versions Excel postérieures à 2007.
Créer un questionnaire pour votre vote en ligne
Il est maintenant temps de créer le questionnaire pour votre scrutin en ligne avec Google Forms. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu « Outils » qui est situé en haut de votre feuille. Sur la liste qui apparaît sur votre écran, il vous faut choisir « Créer un formulaire ». Ce qui vous permet de découvrir une nouvelle page. Vous avez maintenant l’opportunité de nommer et de décrire votre questionnaire. Ensuite, il faut valider en appuyant la touche Tab de votre tablier. Automatiquement, vous pouvez créer la première question de votre sondage électronique. Dans cette optique, il est possible de créer une liste déroulante avec une liste de choix assez simple en guise de réponse.
Il ne faut pas oublier de cliquer sur le bouton bascule dénommé « Obligatoire » qui est situé en bas à droite du bloc. L’activation de cette option rend impossible la validation du questionnaire par l’utilisateur de Google Forms tant qu’il n’a pas fourni une réponse à une question. L’outil de Google vous permet de présenter vos questions dans une forme linéaire, c’est-à-dire les unes au-dessous des autres sur une même page. Mais surtout, vous pouvez progresser étape par étape dans la création de votre scrutin dématérialisé avec Google Forms. De plus, si vous souhaitez faciliter la vie des électeurs, dans le cadre d’un sondage par exemple, il est tout à fait possible de leur présenter des cases à cocher. Pour cela, il faut cliquer sur le symbole + dans la barre d’outils afin d’ajouter une question. Un nouveau bloc va alors s’afficher automatiquement en respectant une suite logique. Mais vous pouvez modifier l’ordre des questions à tout moment. Vous devez alors cliquer sur un bloc et le glisser vers son nouveau positionnement. Ensuite, il faut cliquer sur la flèche des options de réponse correspondant au bloc. Il vous reste à choisir « Cases à cocher » dans la liste.
Un outil pratique et fiable
D’après ce qui précède, il apparaît que Google Forms représente un outil pratique pour faire un sondage ou vote en ligne. En effet, il permet aux entreprises, aux associations ou encore aux collectivités territoriales d’élaborer gratuitement un questionnaire en ligne et de le diffuser aux personnes appartenant au carnet d’adresse lié à votre compte Google. En outre, il est possible de créer une URL publique et de la communiquer si vous souhaitez qu’un large public participe à votre vote en ligne ou votre sondage en ligne. D’autre part, il est facile pour les utilisateurs de participer à une telle consultation, car on n’a pas besoin de connaissances poussées ou spécifiques pour donner ses réponses.
Outre le fait que Google Forms est très pratique, il faut aussi souligner que cet outil est aussi fiable. En effet, vous pouvez consulter et même décortiquer les statistiques ainsi que les graphiques détaillés de votre enquête. De plus, il est possible d’archiver toutes les réponses reçues dans une feuille de calcul Google Sheet. Ce qui vous permet d’exporter directement ces données dans Access ou Excel pour ensuite pouvoir les dépouiller à votre convenance. En outre, Google utilise des mesures de sécurité à la pointe de la technologie afin de protéger vos données personnelles. Il faut d’ailleurs souligner que Google Forms est « cloud natif ». De ce fait, vous ne risquez pas de recourir à des fichiers locaux, ce qui diminue le risque pour vos appareils. De même, le chiffrement est automatique pour tous les fichiers créés dans Google Forms ou importés dans Google Drive.
Aujourd’hui, il est tout à fait possible de créer une élection ou un sondage en ligne avec Google Forms. De plus, cet outil offre un niveau de sécurité satisfaisant et s’avère très pratique à utiliser aussi bien pour les organisateurs du scrutin que pour les personnes consultées.
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