Mise en place du scrutin électronique dans les séances des conseils municipaux

La principale mission du conseil municipal est de régler les affaires communales grâce aux délibérations qu’il prend. Cette assemblée délibérative doit se réunir une fois tous les 3 mois au minimum. En outre, le maire peut convoquer le conseil s’il juge cela utile. Néanmoins, la conjoncture sanitaire ne permet pas toujours de respecter ce délai. Or, la commune doit continuer à fonctionner malgré ces problèmes. De ce fait, le maire doit réunir le conseil municipal pour prendre les décisions qui affectent la bonne marche de la vie communale. Il est donc judicieux de réunir virtuellement le conseil et organiser un vote en ligne par la même occasion.

Un cadre légal à respecter

D’après l’article L. 2121-18 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), les séances du conseil municipal doivent toujours avoir un caractère public. En d’autres termes, tout le monde peut librement y assister. Or, le contexte sanitaire qui évolue fréquemment ne permet pas de satisfaire à cette exigence réglementaire. C’est pourquoi les autorités françaises ont modifié le droit qui s’applique au fonctionnement des établissements publics et des instances collégiales administratives. Ainsi, l’article 11 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 autorise le recours à la visioconférence ou la tenue des réunions dématérialisées. De plus, l’article 5 titre II de l’ordonnance n° 2020-321 qui adapte les règles de réunion et de délibération des assemblées, il est désormais possible de faire appel au vote électronique pour permettre aux conseillers municipaux de délibérer. En parallèle, la CNIL a dû faire évoluer sa recommandation de 2010 concernant le vote dématérialisé. Dans ce cadre, il est fortement recommandé de suivre quelques étapes afin que tout se déroule dans les règles.

4 points à surveiller

Ainsi, si le maire d’une commune souhaite organiser un vote en ligne pour son conseil municipal, il doit surveiller 4 grands axes. Tout d’abord, il doit spécifier dans la convocation de la première réunion virtuelle les modalités techniques de celle-ci. De cette façon, chaque conseil municipal sera informé qu’il devra assister à une séance en ligne tel jour à telle heure. Et il saura aussi les dispositions qu’il devra prendre pour pouvoir y participer et voter en mode virtuel. Pour acheminer cette première convocation, l’ordonnance n° 2020-301 permet au maire d’utiliser tout moyen. Cependant, il est toujours plus prudent de se servir d’un procédé tel que l’horodatage certifié du mail. De cette manière, il est possible à la commune de fournir la preuve qu’elle a parfaitement respecté le délai légal de la convocation du conseil municipal.

Le contenu de la première réunion en ligne constitue le second point à surveiller lorsque vous mettez en place une visioconférence ou une audioconférence d’un conseil municipal. En effet, la même ordonnance impose au conseil municipal de décider certains points au cours de cette réunion virtuelle initiale. Il s’agit notamment des modalités d’identification des participants ainsi que de l’enregistrement et de la conservation des modalités de scrutin et des débats. C’est l’occasion donc d’apporter une sorte d'amendement au règlement intérieur du conseil municipal pour les moments de crise sanitaire. En ce qui concerne le troisième point de surveillance, il concerne la convocation pour les prochaines réunions. Ainsi, si le maire envisage de mettre en place un conseil municipal en ligne, il est obligé de le spécifier dans la convocation qu’il adresse aux participants. 

Enfin, le dernier point de surveillance porte sur le déroulement de toutes les réunions virtuelles du conseil municipal. Certes, lorsqu’il s’agit de voter, il faut toujours recourir au scrutin public. Ce qui signifie qu’il est indispensable d’écrire le vote individuel de chaque conseiller dans le procès-verbal. De ce fait, il faut recueillir les votes par appel nominal. Ce dernier point peut alors parfaitement être remplacé par le scrutin électronique, en particulier pour les collectivités locales les plus importantes.

Mise en place du vote en ligne

Lorsque le maire d’une commune décide de mettre en place le vote dématérialisé pour les délibérations du conseil municipal, il doit d’abord faire le point sur ses besoins et ses exigences. L’idéal est d’élaborer un cahier de charges qui lui permettent de mettre noir sur blanc ses attentes et ses objectifs. Ce document sert aussi de base pour la recherche de prestataires qui sont susceptibles de fournir un logiciel de vote électronique à la fois performant, fiable et sécurisé. La seconde étape consiste à demander un devis auprès de chaque prestataire présélectionné. De cette façon, le maire et son équipe auront une idée des prestations proposées par chaque fournisseur ainsi que du budget qu’il faut prévoir.

Après la sélection du prestataire, il est temps d’apprendre à manipuler l’outil avec ses différentes fonctionnalités. C’est aussi le moment pour former les membres du bureau de vote virtuel ainsi que toute l’équipe qui va organiser cette élection au sein du conseil municipal. Il s’agit notamment de créer le bulletin destiné au vote en ligne. Le prestataire propose généralement de choisir parmi divers éléments pour le texte ainsi que pour les listes électorales. Ainsi, il est tout à fait possible d’établir l’ordre du contenu, d’insérer le logo de la commune, de définir l’aspect du bulletin de vote, etc. Vous pouvez même réaliser des personnalisations, comme :

• L’insertion du nom des candidats avec des informations supplémentaires sur le bulletin de vote,
• La détermination du nombre de voix disponibles pour chaque électeur, etc.

L’étape suivante consiste à insérer la liste électorale dans le logiciel de vote en ligne. Dans cette liste figurent toutes les personnes qui ont le droit de vote, c’est-à-dire tous les conseillers municipaux. Ces données vont alors servir pour créer les données leur permettant d’accéder au scrutin dématérialisé. Certains logiciels permettent d’ailleurs de gérer et d’organiser directement cette liste électorale en ligne. De cette façon, les organisateurs du vote pourront toujours en avoir un aperçu général. 

Enfin, il est temps de commencer le vote en ligne ! Dans cette optique, il est indispensable de préciser le début et la fin du scrutin dématérialisé. Vous pouvez même envoyer des invitations aux électeurs admissibles. Par la suite, il faut finaliser le scrutin et procéder au dépouillement des votes. À ce propos, il est indispensable de respecter le caractère public du scrutin, même si ce dernier se déroule en ligne. Ainsi, le public peut assister en direct aux débats et au vote directement sur le portail Internet de la commune. Mais il lui est également possible de suivre tout cela sur la page des réseaux sociaux de la collectivité territoriale. 

Il est désormais possible pour le conseil municipal de se réunir en ligne et de s’exprimer par le moyen de vote électronique. Toutefois, il existe un certain nombre de règles à respecter.