El contexto sanitario actual y las restricciones a los desplazamientos obligan a organizar reuniones a distancia. Esto afecta a empresas de todos los tamaños, autoridades locales, asociaciones, ONG, etc. En efecto, es posible que algunos de los participantes en la reunión se encuentren en el otro extremo de Francia, o incluso en el extranjero. Sin embargo, incluso a distancia, una reunión suele implicar la toma de una decisión. La mayoría de las veces, se trata de una votación de los participantes. En este caso, es indispensable organizar una votación en línea.

Antes de pensar en organizar una votación electrónica, debe elegir la herramienta que le permitirá celebrar esta reunión virtual. Hoy en día existe en el mercado una amplia gama de programas informáticos para organizar una reunión en línea. Así que tiene mucho donde elegir. Sin embargo, como también tiene previsto celebrar una votación durante la reunión a distancia, lo mejor es que la herramienta que elija permita votar en línea. De este modo, los participantes no tendrán que cambiar entre dos aplicaciones. Esto supone una pérdida de tiempo y aumenta el riesgo de falsas manipulaciones. En otras palabras, es aconsejable optar por un software que pueda organizar tanto una reunión en línea como una votación electrónica. Esto ya reduce la posibilidad de fraude y facilita la selección.

En primer lugar, hay que preparar la reunión virtual. Esto significa que tiene que configurar la reunión en el software, incluyendo la fecha y la hora de la reunión. A continuación, importará la lista de participantes a la herramienta desde un archivo xls, por ejemplo. El siguiente paso es añadir las resoluciones y especificar si la votación será secreta o no. En el primer caso, es posible considerar una votación a mano alzada si el número de participantes no es demasiado grande. En caso contrario, el software de votación puede a veces proponer la gestión del número de votos de los participantes.

Antes de que se celebre la reunión, es su responsabilidad enviar a cada participante su nombre de usuario y código de acceso por SMS o correo electrónico. Para mayor seguridad, los especialistas en votaciones por Internet recomiendan utilizar 2 vías diferentes para enviar esta información confidencial. Por ejemplo, puede enviar el identificador por SMS y el código de acceso por correo electrónico. Después, el mismo día, abrirá y cerrará la votación para cada resolución. La herramienta te permite gestionar los votantes en tiempo real. Además, tiene la posibilidad de añadir otras resoluciones durante la reunión.

Cuando se hayan tratado todos los puntos del orden del día y se hayan votado todas las resoluciones, es el momento de cerrar la reunión en línea. Ahora puede pedir a los participantes que firmen virtualmente la lista de asistencia. También tiene la obligación de resumir los resultados. Algunos programas de reuniones y votaciones en línea permiten incluso descargar los informes de la reunión y archivarlos.

Ahora ya sabes cómo celebrar una reunión virtual y, sobre todo, los pasos a seguir para llevar a cabo una votación electrónica. Lo más importante es elegir el software que vas a utilizar. Para ello, es fundamental fijarse bien en las características del software.